阿德勒

臥虎藏龍大曝光:調查結果報告

 

親愛的會員、友們:

 

感謝各位協助填寫「臥虎藏龍大曝光 :讓協會成為您發揮與貢獻的平台」的問卷調查,感謝各位願意提供您的專才,因為您的貢獻讓台灣的教練社群登上世界舞台。以下是目前填寫資料的28位教練的教練議題分佈以及專精課程的領域。以下提供給各位會員、友參考,如有需要針對該領域、議題的教練夥伴尋求協助或討論,都歡迎來信指導交流。

 

圖一:教練議題與數量分佈

 

圖二:教練打造人工智能無法取代的競爭力

 

您的夥伴 ICF Taiwan 第七屆全體理監事 敬啟

 

 

教練故事:部屬太熱心,一直幫別人卻耽誤分內事怎麼辦?

有些部屬什麼都好,就是不好意思說「不」?看著他一直去幫別人,不但自己累得要命,甚至耽誤我所交派的任務。

面對這種軟柿子般的部屬,如何用對話來幫助他釐清自己的盲點,進而開啟改變的可能?

教練式領導並不是諮詢或顧問,最重要的不是直接給出答案,而是透過引導、提問,必須先讓部屬改變自己的心智認知,才能啟動後續的改變方案。

在每個職場上,一定都有個「好好先生」、「好好小姐」,他們非常熱心,卻不懂如何拒絕別人,明明已經自顧不暇,卻對同事的請託有求必應,搞得自己疲於奔命,甚至延誤了自己份內的工作進務。

之所以會有這樣的狀況,是因為這類型的部屬責任心過重,他們的服務精神也高於一般人;此外,他們會期待與每一個人建立和諧的人際關係,並透過服務滿足他人,以獲得成就感。

面對這種軟柿子般的部屬,主管如何運用對話,來幫助部屬釐清自己的盲點,進而開啟改變?

我們先來看看以下案例:

小欣(化名)是公司所有人都公認有效率、有責任心且最有服務精神的員工,但是也因為「有求必應」,越來越多的同事開始打著「老闆要求」名號,把自己的工作任務分給她。

久而久之,小欣開始感到困擾,她試著拒絕同事,但是同事們卻直接找上老闆,要求小欣配合,甚至有些更誇張的同事以「小欣做得又快又到位」為理由,請老闆直接指定,把工作轉交給小欣負責處理。

過重的工作負擔嚴重影響小欣的工作品質,也無法如期完成所有事項,其中包括了自己的份內工作,以及主管直接交辦原本該由其他同事負責的事項,這樣的情形讓小欣感到非常痛苦,甚至萌生了想要離職的念頭。

因為小欣是公司非常重視的人才,所以當資深主管發現了小欣最近工作狀態有有些低迷,就決定透過教練式對話來幫助小欣。

三大法則,開啟教練深度對話 

面對小欣的苦惱,我了解到她目前有兩個最重要的課題,分別是「如何將自己的責任感與工作內容設定界線」,以及「勇敢地說不」。

但是教練式領導並不是諮詢或顧問,最重要的不是直接給出答案,而是透過引導、提問,必須先讓小欣改變自己的心智認知,才能啟動後續的改變方案。
以小欣所遇到的狀況來說,學過教練對話的資深主管,你可以這樣開始對話:

法則一:啟發覺察,提高自我洞察力

有責任心、願意幫助別人,都是富有團隊精神的展現,但為什麼會導致所有的工作都落到小欣頭上?如果她不想配合,其他專案負責人,甚至是老闆就會覺得她不夠努力,不為公司著想?

教練的任務之一,就是要啟發客戶覺察自我,提高被教練者的自我洞察力,讓他們看見新的可能性,才能轉變心態。

仔細聆聽小欣的內心想法之後,我試著將這些疑問重新整理,並與小欣確認:

 

  • 你的責任感讓你接下了有利於團隊的額外工作,這是個好的工作態度,然而其他同事不該承擔他們自己的責任嗎?
  • 老闆跟專案負責人都希望專案能夠儘快完成,以達到客戶的要求,但是面對這麼多緊急的任務,你的優先順序是甚麼?

面對這些問題,小欣很理所當然地說:「答應別人要完成的工作,當然要想辦法完成啊!雖然最近要幫忙的專案真的很多,我平常上班都忙著處理這些事,自己的工作只好在假日加班完成。」

首先,小欣表達了自己的工作信念:「把答應別人要完成的工作如期完成」,就是她最基本的工作態度。因為小欣自己抱持著這樣的信念,並且以身作則;所以她也會期待,若同事對她承諾了工作完成時間,就一定要如期完成,才不會耽誤到她的的工作進度。

但是從實際的結果看來,小欣的期待並沒有被同事接收到,反而因為她自己的敬業,讓自己忙得喘不過氣來。

我對小欣說:「所以大家都會想找你合作啊!因為只要你答應了,就一定會想辦法完成。這麼好的team member,如果我是專案負責人,我也會第一個指名你進這個專案。」

接下來我請小欣思考以下幾個問題:

 

  • 當每個專案都要妳加入的時候,妳要如何分配你的工作時間?
  • 妳把所有的工作時間都給了這些中途增加的專案項目,那你的日常工作跟主管交辦的事項要如何處理?

小欣很委屈地說:「我其實也不想要答應呀!可是每個專案負責人都來找我,都說是老闆指定要我加入,我能不接嗎?大家都說他們的專案很重要,關係到明年度的客戶訂單,我能不優先處理嗎?工作這麼多,我只好假日再來加班……」

面對小欣的情緒,我先肯定她的努力及為難,再請小欣想想:這些突然冒出來的緊急專案,在事後檢視的時候,是真的如同這些專案負責人所說的這麼緊急嗎?案子接到的成功比率如何?

 

面對這些問題,小欣沉默了一陣子,才發現自己一直埋首在眼前一個又一個的任務中,都沒有時間去追蹤這些案子後續的狀況。

「你的問題讓我發現,這些專案好像其實也沒有大家說得那麼緊急,我好像比這些專案負責人還要緊張進度,結果反而把自己的工作任務往後排,現在想想,到底是為了什麼?」小欣有些沮喪地說。

對話中出現情緒是很正常的,而且是很珍貴的訊息。作為學過教練方法的資深主管,必須先正視這些情緒,讓對方感覺自己被同理,才能開啟更深一步的對話。

法則二:陪伴並引導思考,找到另一種可能

我先肯定小欣能夠自我覺察,感受得到自己的狀態。接下來,我與小欣確認她所提出的問題:

 

  • 難道是因為我對工作的責任感,害得我自己要承受過多的工作任務嗎?
  • 但是就我的職位而言,也不是我說不接就能不接這些額外的工作啊?

順著小欣的脈絡,我再次與她確認:

 

  • 對工作負責任是很好的態度,然而這種責任感有是否可能被其他人拿來濫用?
  • 妳即使工作負荷過重,也不會去向上反映,因為妳認為這是自己答應的承諾?

小欣說:「我其實也有發現……有些同事就是看準了,不管多不合理的工作要求,我都會熬夜加班去完成,他們就把時間一直往前壓,他們就有更多時間去執行他們該接下去完成的部分,時間分配完全不合理。我一直都是按照他們給的時間交報告,結果只是累到我自己而已,還耽誤了我自己的其他工作進度。」

對話進行到這裡,我們已經幫助小欣進一步釐清「對工作責任感的要求,並不是要讓自己承受過多的工作任務」這個盲點,她應該要先建立自己判斷工作優先順序的準則,對過多的工作要設定界線,不要讓其他同事因為她的責任感,而對她情緒勒索,甚至是責任勒索。

但是小欣還有第二個課題:「那要怎麽樣調整我現在的工作負荷呢?這些工作也不是我說不接就能不接的!」

我理解小欣的話,先重複她的核心想法;同時持續同理她的心情:

 

  • 妳是不是覺得,做得這麼辛苦,卻好像還是達不到自己想要的結果?
  • 妳之前是否總是把工作調整的權力交給別人,而不是掌握在自己的手上呢?

小欣:「是啊!我好像是當局者迷啊!」彷彿盲點被看見,點頭如搗蒜。

接著,我再邀請小欣一起思考:

 

  • 妳已經試著設定界線,對這些專案負責人表達,這麼多案子妳沒辦法同一時間完成,他們就拿老闆來壓妳。妳聽到他們這樣說,妳就接受這些安排了嗎?
  • 妳有找他們的主管跟老闆談過這件事嗎?
  • 如果他們主管及都說「是,就是要妳負責」,那麼妳是否可以重新安排自己的工作優先順序及工作時間比例呢?

小欣很訝異地說:「我之前一聽到是老闆的要求,就不敢再多說什麼,只好自己默默吞下去,從來沒有想過,原來我還可以去找他們的主管、老闆來討論嗎?」

這個新的可能性,讓小欣的焦慮心情似乎緩和許多,也開始勇於思索,接下來可以如何做,重新找回自己的工作主導權。

法則三:反思並盤點資源 重新掌握選擇權

透過聆聽、同理感受來處理情緒的部分,再透過提問逐步釐清小欣的盲點。對話進行到這裡,小欣已經愈來愈清楚「如何將自己的責任感與工作內容設定界線」,以及「勇敢地說不」是她的兩大課題。

接下來,我們要幫助小欣找出行動方案,才能開始將選擇權握在自己的手上。我提出幾個思考方向與小欣討論:

 

  • 有人建議妳都先答應下來,但是不用真的去做,這種做法違背了妳的信念,也會影響妳的信用。所以妳不想採取這種做法,對嗎?
  • 正因為大家都知道妳很有信用,所以才有這麼多專案負責人都希望妳加入他們的專案,甚至要請老闆出面,指定要你加入,這是不是妳的優勢所在呢?
  • 在這樣的情況下,妳覺得自己是否有能力與籌碼,去商討你的工作優先順序跟時間分配?

最後,我將選擇的主導權交回小欣身上,提醒她,每個人都有選擇的權力,選擇以何種方式完成自己的工作,而做出承諾後,也要負起相對應的責任。

小欣對我笑了笑:「過去我總是不敢拒絕別人,只能咬著牙承擔,經過今天的對話,我才發現,原來我也有別的選擇,可以決定自己的工作方式。接下來,好像就是我自己要去思考,我想怎麼做?如何去規劃我的時間,才能不耽誤原本的工作進度,又能幫助同事。」

透過對話,一步步引導小欣去釐清認知,察覺自己內心的想法,最終讓小欣自己說出問題的癥結。這種自我覺察與反思,才能帶來積極的行動與改變。

※備註說明:以上的故事情境,是在企業教練課程之後的對話,也有可能是新任主管跟資深主管的對話。因此相較於公司外部邀請的教練,會有更多的指導、經驗分享或是提點。

【開啟對話方程式】
面對部屬的工作狀態,高階主管可以引導思考
轉換思維:「從無從選擇」到「在有限的選擇中,找到我能做的選擇」
轉換行為:「自我負責任的工作態度」到「他人也應該對其自身的工作負責任」
轉換結果:「對他人負責任」到「對自己的選擇負責任」

引自天下雜誌集團–天下創新學院平台:https://www.leadercampus.com.tw/authorize/course?id=1456&key=UNkhO9e8AgwOYcDWFIZ2CPZprRjs1iDdcP2ntaI4TCvJRy9spm2wsZxv61W6hy0IvCO6zt1Z3UjEd4B5o7tBjBEQNRBjpN7likU3