教練式領導:設定目標與開展行動方案

教練式領導主要的目的在於,我們相信同事的智慧與能力,在幫助同事朝著目標前進的過程當中運用教練會談,以聆聽、提問、目標設定、行動設計、反饋與前饋等方式,觸發同事的創意思考,促進其在專業領域上的最佳表現。上次我們分享過教練會談的基礎模型 GROW Model:G代表Goal 目標、R代表Reality 現況、O代表Options選擇、W代表 Will Do意志與行動。今天我們要聚焦地討論「W:Will Do意志與行動」,一起探索如何幫助同事設定目標?如何設計行動方案?

在 Will Do 這個教練會談階段,開放式提問的目的是讓雙方產生共識並採取行動。一般在設計行動方案的時候,「SMART Goal」行動計畫為教練式會談中最普遍、通用的設計方式。S 是 Specific明確的、M是Measurable 可衡量的、A是Achievable 可達成的、R是Realistic 務實的、T是Time-bound有時間性的。換言之,我們在設定行動計劃的時候,目標要明確描述,有衡量標準,對同事而言有點挑戰又不會太難,實際上可運用的主要資源,最後加上完成期限。那麼如何幫助同事設定聰明目標呢?以下提出幾個在目標設定過程中,可運用的開放式提問供大家參考:

S:你將採取的特定行動?(目標陳述必須加上動詞如:增加、提升、完成、執行、獲得、取得等) M:如何衡量目標是否達成?(有什麼量或質基準,衡量目標是否達成:達成多少?降低多少?可以是絕對數字或百分比。)
A:目標可達成的難易度?(同事有能力完成,有一點挑戰又不會太難;同事有意願也認同此目標) R:現實上的可運用資源有哪些?可能的限制?(考慮資源是否足夠?人?人的能力?錢?器材?時間?)
T:什麼時候完成? (在什麼時間點或特定的時間之內達成目標?)

要提醒大家的是,SMART Goal裡面比較顯性,相對容易套入目標描述的部份是S、M以及T。A和R則需要雙方深入討論,在對談過程或行動計劃當中,比較能體現與描述。舉例來說:「我們一定要提升業績」是不是一個SMART Goal?我們一起檢查看看,目標陳述有動詞「提升業績」,但是沒有衡量標準,沒有時間點,所以不是一個SMART Goal。如果改寫成:「2013年下半年,我們的營業收入要比2012年同期增長百分之十」,有動詞、有衡量標準、有時間點,已經有SMART Goal的三個要素。如果可以進一步指出是哪一個區域的營業收入,也能夠指出明確的資源與支援,同時覺得同事有能力足以挑戰更高目標,那麼雙方達成共識後的 SMART Goal就會是:「透過與銷售支持部門合作推動○○專案,我們2013年下半年,在主要客戶 (Key Accounts) 這一塊的營業收入,要比2012年同期增長百分之二十」。

設定完SMART Goal,就可以繼續透過教練會談,進一步展開行動計畫,列出明確的執行步驟與內容,會談中可運用的提問舉例如下:

Will (Will Do) 
為什麼這個目標對你而言很重要? 
如何堅持到底?如何保持熱情? 
怎麼樣是有力量的/有韌性的/激勵的/有決心的? 
可能會有什麼樣的個人抗拒,讓你無法採取下一步? 
採取這些有共識的行動,你的承諾度從1-10是多少? 
你想要達到幾分?是什麼阻礙你,無法達到更高分? 
你可以做什麼或改變什麼而將你的承諾度提昇? 
此刻正在做的事情,讓你更接近設定的目標嗎?

Do (Will Do) 
目標可以分成幾個階段?每個階段的指標是什麼? 
有哪些下一步?下一步是什麼呢?你現在需要做的第一件事是什麼? 
你會在什麼時候採取行動?? 
如何追蹤進度?跟進指標的時間點或頻率為何 
達成目標可能遇見的阻礙或限制?解決阻礙的方法與資源有哪些? 
誰需要知道這個目標?誰會參與?Stakeholders是誰? 
有什麼重要程式與相關人員,必須留意? 
備選行動方案是什麼?下一步需要冒什麼險? 
現在我們如何分工?你打算怎麼做? 
需要什麼支援?你希望我怎麼支援你? 
我們還可以問自己什麼? 
目標達成後有什麼益處?目標達成後如何慶祝? 
接下來會採取什麼行動? 
請摘要一下我們今天的結論?

運用教練式會談陪伴同事,進行目標設定與行動計劃開展,不僅能結合同事的個人目標與團隊目標,還能幫助同事用最適合自己的方式,擔當責任並完成工作任務。在實際執行過程中,透過持續的教練式會談,可以支持同事經由行動的落實與反思,提升自我覺察力、改變觀點,從而發揮更大的創意與潛能並轉化成工作表現;同事因此在獲得自我學習與成長的同時,能進一步突破並超越個人績效與團隊績效。

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